എ.എഫ്.എസ് റിപ്പോര്ട്ട്
തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം വാർഷിക ധനകാര്യ പത്രിക അല്ലെങ്കിൽ Annual Financial Statement (AFS) എന്നത് ഒരു സാമ്പത്തിക വർഷത്തെ പഞ്ചായത്തിന്റെ വരവ്-ചെലവ് കണക്കുകളുടെ ആധികാരികമായ സംഗ്രഹമാണ്.
കേളകം പോലുള്ള ഒരു ഗ്രാമപഞ്ചായത്തിനെ സംബന്ധിച്ച്, ഓരോ സാമ്പത്തിക വർഷവും മാർച്ച് 31-ന് കണക്കുകൾ ക്ലോസ് ചെയ്ത ശേഷം തയ്യാറാക്കേണ്ട ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട രേഖയാണിത്.
1. വാർഷിക ധനകാര്യ പത്രികയിലെ പ്രധാന ഭാഗങ്ങൾ
ഒരു ഗ്രാമപഞ്ചായത്തിന്റെ AFS-ൽ പ്രധാനമായും താഴെ പറയുന്ന നാല് രേഖകളാണ് ഉണ്ടാകുക:
- വരവ് ചെലവ് കണക്കുകൾ (Receipts and Payments Statement): ആ സാമ്പത്തിക വർഷം പഞ്ചായത്തിലേക്ക് വന്ന എല്ലാ തുകകളും (നികുതികൾ, ഗ്രാന്റുകൾ) ചെലവാക്കിയ തുകകളും ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.
- വരുമാനവും ചെലവും (Income and Expenditure Account): ആ വർഷത്തെ പഞ്ചായത്തിന്റെ യഥാർത്ഥ വരുമാനവും പ്രവർത്തന ചെലവുകളും ഇതിൽ കാണിക്കുന്നു.
- ആസ്തി ഉത്തരവാദിത്ത പത്രിക (Balance Sheet): പഞ്ചായത്തിന്റെ ആസ്തികളും (റോഡുകൾ, കെട്ടിടങ്ങൾ, വാഹനങ്ങൾ) ബാധ്യതകളും (കടങ്ങൾ, നിക്ഷേപങ്ങൾ) ഇതിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
- ക്യാഷ് ഫ്ലോ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് (Cash Flow Statement): പണത്തിന്റെ ഒഴുക്ക് കൃത്യമായി എങ്ങനെയെന്ന് ഇത് വ്യക്തമാക്കുന്നു.
2. തയ്യാറാക്കുന്ന രീതിയും സമയപരിധിയും
കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമപ്രകാരം AFS തയ്യാറാക്കുന്നതിന് കൃത്യമായ സമയക്രമമുണ്ട്:
- തയ്യാറാക്കൽ: സാമ്പത്തിക വർഷം കഴിഞ്ഞ് (മാർച്ച് 31) നിശ്ചിത ദിവസങ്ങൾക്കുള്ളിൽ അക്കൗണ്ട്സ് വിഭാഗം (ഹെഡ് അക്കൗണ്ടന്റ് ഉൾപ്പെടെയുള്ളവർ) ഇത് തയ്യാറാക്കണം.
- ഭരണസമിതി അംഗീകാരം: തയ്യാറാക്കിയ പത്രിക പഞ്ചായത്ത് ഭരണസമിതി ചർച്ച ചെയ്ത് അംഗീകരിക്കണം.
- ഓഡിറ്റ്: അംഗീകരിച്ച AFS സ്റ്റേറ്റ് ഓഡിറ്റ് വകുപ്പിന് (Local Fund Audit) പരിശോധനയ്ക്കായി സമർപ്പിക്കണം.